Care este profilul ideal al unui organizator de evenimente?
Autor: Creative Business Management
publicat la: 2012-05-02
Recomanda articol


Organizarea de evenimente s-a transformat in ultimii ani dintr-o simpla competenta a relatiilor publice intr-o industrie de milioane de euro. In tari precum Statele Unite, organizarea de evenimente este o industrie cu profituri de milioane de dolari si cu o rata de crestere de peste 150% pe an. Inceperea unei cariere ca organizator de evenimente este o alegere buna pentru viitor, spun managerii de HR ai firmelor multinationale. Tot mai multe companii isi externalizeaza serviciile de organizare de evenimente unor firme specializate, care pot crea evenimente de anvergura cu profesionalism si eficiente din punct de vedere al costurilor.

Ce calitati trebuie sa aiba o persoana care doreste sa se specializeze in domeniul organizarii de evenimente? Calitatile sale sunt doar profesionale sau tin si de structura personala a fiecaruia? Am structurat cel mai des intalnite calitati enumerate de cursantii nostri intr-o lista care poate fi oricand completata cu alte zeci de calitati sau atribute.

1. Sa fie organizat – Un bun organizator de evenimente nu poate deprinde abilitatile de organizare din cursuri sau din carti. El trebuie sa fie structural format astfel incat sa poata gestiona mai multe activitati in acelasi timp, fara sa piarda din vedere nici un detaliu. Organizarea de evenimente se rezuma in multe cazuri la a pune micile detalii intr-un plan foarte bine organizat, asemenea unor piese de puzzle. Relatia cu furnizorii, urmarirea contractelor, gestionarea incasarilor, designul decorului, relationarea cu invitatii, sunt activitati de sine statatoare ale unui eveniment, dar in cele din urma ele trebuie sa convearga intr-o succesiune ireprosabila pe parcursul evenimentului. Un manager de evenimente trebuie sa aiba abilitatea de a controla fiecare dintre micile aspecte, fara sa piarda din vedere imaginea de ansamblu.

2. Sa fie un bun coordonator – Managerul de eveniment este in primul rand liderul unei echipe. Organigrama unui eveniment cuprinde, alaturi de managerul de eveniment, persoane cu atributii de promovare (PR-ul evenimentului), de vanzare (sales manager), un asistent de proiect (pentru crearea bazei de date cu invitati si furnizori) si o serie intreaga de reprezentanti din furnizorilor de servicii cu care colaboreaza. Nu in ultimul rand, managerul evenimentului comunica in mod constant cu un reprezentant din partea clientului sau a firmei care beneficiaza de serviciile voastre de organizare. Lipsa de comunicare sau de motivare in cadrul echipei, absenta sincronizarii in actiune echipei se va reflecta intr-un mod negative asupra evenimentului in sine. Prin urmare, managerul de eveniment devine un integrator de echipa, acea persoana care trebuie sa coordoneze actiunile echipei sale si respunsabilul pentru activitatile echipei. Abilitatile de leadership si de comunicare in cadrul echipei sunt absolute necesare pentru a deveni un bun manager de evenimente.


3. Sa fie un bun comunicator – Organizarea unui eveniment presupune o munca sustinuta de comunicare, atat cu publicul sau tinta cat si cu presa. Abilitatile de comunicator sunt necesare pentru a stabili obiectivele evenimentului si pentru a transmite mesajul acestuia. Unul dintre cele mai intalnite obiective ale evenimentelor este promovarea beneficiarului sau, fie ca este vorba de o companie sau o persoana. In aceste cazuri, comunicarea cu presa devine un punct important in realizarea strategiei de organizare. Managerul de eveniment trebuie sa stie in acest caz ce sa ceara PR-ului astfel incat strategia de comunicare sa indeplineasca obiectivele stabilite impreuna cu clientul. Abilitatile de comunicare sunt necesare nu numai in relatia cu presa, dar si cu furnizorii si, in cele din urma, cu clientul. O posibila lipsa de comunicare cu unul dintre acestia poate duce la esecul evenimentului sau chiar la anularea lui.

4. Sa fie creativ. Baza unui eveniment reusit este insasi idea de la care pleaca. Conceptul evenimentului este scenariul pa baza caruia se va pune in scena intreaga desfasurare de activitati. De aceea, in crearea unui concept de eveniment este nevoie de foarte multa creativitate, sustinuta de cunoasterea in detaliu a logisticii care va sustine acest concept. Un bun organizator de evenimente va sti sa isi adapteze ideile creative obiectivelor stabilite initial. O idee creativa va reusi sa aduca valoare unui eveniment cu buget redus si va aduce un plus de personalitate unui proiect aparent monoton.


5. Rezistent la stres. Crearea si gestionarea unui eveniment este o activitate care va solicita atentia si concentrarea in fiecare secunda a planificarii. Organizarea in detaliu a etapelor evenimentului si coordonarea eficienta a echipei de proiect este o parte importanta a organizarii dar fiecare eveniment are un factor neprevazut pe care va trebui sa stiti cum sa-l gestionati. Rezistenta la stres este importanta pentru orice organizator de evenimente, pentru ca reactiile rapide in rezolvarea lucrurilor neprevazute sau a conflictelor la locul evenimentului sunt elemente cruciale in buna desfasurare a evenimentului.

La final, va sfatuim sa faceti un test simplu pentru a vedea unde va pozitionati pentru a deveni un bun manager in organizarea de evenimente: http://bit.ly/JfK04D

Creative Business Management
Adresa: Calea Serban Voda, nr. 44, sector 4, Bucuresti
Telefon: 0743.183.353
Website: www.cbmanagement.ro

Comenteaza articolul


Gaseste cursuri






Iti place site-ul www.vreaucurs.ro?
Spune si altora despre el!